هر چیز به همان میزان که دارای اهمیت و ارزش است ، دشمن و آفت پیرامون آن نیز بیشتر خواهد بود . اگر برنامه ریزی دارای اهمیت ویژه است باید خوب بدانیم که این پدیده با ارزش سارقان بیشماری نیز دارد . سارقان زمان همیشه در اطراف مایند و اگر مهار نشوند ، فرصت های بی بازگشت را از بین می برند .
راهزنان وقت را می توان در این پدیده ها یافت :
▪ تعارفات
تعارفات بیش از حد و نداشتن شهامت نه گفتن ، نابودگر فرصت ها است . بیشتر افراد که در زندگی شکست های ناشی از اتلاف فرصت ها را یدک می کشند و در برنامه ها با انبوهی از کارهای نیمه تمام و فعالیت های زخمی رو به رویند ، تنها بدان سبب است که نمی توانند پاسخ نه دهند ، به همین علت در دام این سارق گرفتار می شوند .
امروزه بعضی از افراد نمی توانند یا نمی دانند که چگونه ، چه زمانی و به چه شیوه ای به سارقان زمان پاسخ بدهند و تنها راه این امر را توسل به عذر یا بیماری می دانند .
▪ به گفته پژوهش گران : میانگین فاصله بین خداحافظی یک خانواده بعد از میهمانی تا زمان خروج از منزل حدود ۳۰ دقیقه است .
● عادتهای بد خوراکی
در غذای ما ایرانیان کربوهیدرات و نشاسته و قند بسیار زیاد است . این نوع تغذیه عامل بسیار مهمی در خستگی مفرط ، چاقی و اختلال در برنامه ها است .
حضرت امام علی علیه السلام می فرماید : عادت سرشت و طبیعت دوم انسان است . سرشت اولی همان طبیعت فطری است . و سرشت دومی عادت ها است .
نیز می فرماید : عادت چون پادشاه قدرتمند بر قلمرو وجود انسان حکم می راند .
و نیز می فرماید : عادت ، آفت تلاش ها و کوشش های انسان است .
آن حضرت در جای دیگر می فرماید : عادت ، دشمنی است که مالک انسان می شود و انسان برده وار در اختیار او قرار می گیرد . البته در این همه ، منظور عادت های بد است .
● تلفن های مزاحم و غیر ضروری
تلفن از ابزارهای ضروری زندگی بشر امروز به شمار می رود . اما با همه سودمندی اش ممکن است سارق زمان باشد . گفتگوهای طولانی ، حاشیه روی های بی مورد و حتی استفاده های مکرر و غیرضروری از آن به خستگی روانی ، انقطاع از زمان و کار، عصبانیت ، ابهام و تحلیل رفتن قوای جسمانی می انجامد . خلل هایی که تلفن های غیرضروری در کار پدید می آورند موجب هدر رفتن وقت می گردد .
● ملاقات کنندگان
در خانه ، محل کار ، خیابان و محیط های دیگر اجتماع با افراد گوناگونی ارتباط داریم و با آنها ملاقات ، صحبت و رایزنی می کنیم ، بعضی افراد فرصت های مرده خویش را برای ملاقات غیرضروری با ما تنظیم می کنند ، و چه بسا ما در اوج مطالعه یا کار و فعالیت باشیم ، باید توجه داشته باشیم که بسیاری از این ملاقات ها ، ارتباط ها از سود معنوی و مادی و ارزشی تهی است . این دیدارها وقت را نابود می کنند و آدمی را از پرداختن به امور مهم تر باز می دارند .
● اطلاعات اضافی
اغلب افراد در محیط کار و زندگی با اطلاعات ، یادداشت ها و مطالب اضافی رو به رویند . این اطلاعات که ذهن ما را اشغال کرده است ، معمولا به نابودی وقت می انجامد . بررسی و مراجعات مکرر و بیهوده و بازبینی خاطرات نهفته در لابلای آن ها ، جز اتلاف وقت معنایی ندارد .
برای پیشگیری از این هزینه جبران ناپذیر ، باید اطلاعات کیفی موجود ، پس از دسته بندی ، در جای مناسب قرار گیرند و اطلاعات کمی به شکل فهرست ، نمودار یا جدول و غیر آن خلاصه شوند تا به هنگام نیاز به بخشی از آنها ، به بازبینی تمام آنها ناگزیر نگردیم وقت بسیار هزینه نکنیم .
● هشداری در استفاده از اینترنت
یکی از خطرات که حتی کارشناسان میکروسافت و خود بیل گیتس به آن اشاره کرده این است که یکی از اهداف شیطانی و پشت پرده و ضمنی راه اندازی وسیع اینترنت غرق کردن مردم دنیا در اطلاعات اضافی است . آموزش اینترنت و کسب اطلاعات جدید و مفید کار پسندیده ای است ، اما غرق شدن در غرقاب اطلاعات بی پایان و غیرضروری آن نوعی اتلاف زمان ، عمر ، هزینه و فرصت ها است . البته این قضیه در امور سرگرم کننده دیگری غیر از اینترنت هم ممکن است صادق باشد که افراط و تفریط در هر کاری نابودگر فرصتها و منابع است .
● خودمحوری
یکی از سارقان اصلی زمان ، خودمحوری (خود را قطب ، ناظر و فاعل همه کارها دانستن ) است . در حالیکه در انجام کارها می توان از دیگران کمک گرفت ، که اصطلاحا بدان مشارکت یا مدیریت مشارکتی یا تفویض اختیار گویند . بنابراین باید در انجام کارها از یاری همکاران و دوستان بهره بگیریم و از هزینه کردن وقت در امور کم اهمیت پرهیز کنیم . افزون بر این خود محوری سبب فشار عصبی و تنش های روانی شدید می گردد . افراد خود محور در انبوهی از اطلاعات غوطه ورند و همواره از کمبود وقت شکوه می کنند .
از همین رو متخصصان برنامه ریزی می گویند : خود را در گیر کارهایی که دیگران هم می توانند انجام دهند یا باید انجام دهند نکنید .
افراد خودمحور گاهی در انبوهی از کارها که جرات یا جسارت تفویض آن را ندارند دفن می شوند بسیاری از دوستان ، همکاران ، اعضای خانواده و غیر آن می توانند در خیلی از امور به ما کمک کنند .
● تقسیم نمودن توان انجام کار
انسان از ظرفیت و توان انجام کار محدود برخوردار است . همه ما انسان ها در طی شبانه روز ظرفیت هایی متفاوت داریم بنابراین ، توان انجام کار تعریف شده و محدودی را می توانیم مصرف نماییم و شایسته است که با توجه به امور وظایف هایمان انرژی خود را تقسیم نماییم . استفاده موثر از وقت به میزان تقسیم صحیح توان انجام کار در طی شبانه روز بستگی دارد . بسیاری از افراد در نخستین ساعات صبح فعال و پر جنب و جوش ظاهر شده ، همه توان خود را مصرف می کنند ، تا جایی که توان جایگزین هم نمی تواند ، آنها را برای فعالیت های بعدی آماده کند و علاوه بر آن استهلاک روانی آنها را بی رمق می سازد . به همین علت ساعات باقی مانده شبانه روز به سبب این خستگی طاقت فرسا تلف می گردد . در حقیقت این تندی و خستگی عامل سرقت زمان های باقی مانده می گردد .
پس بهتر است که توان خود را در طی روز تقسیم کنیم و با صبر و حوصله و بردباری بر توسن زمان و توان مسلط شویم و بدانیم که کارهای ضروری و غیر ضروری کدامند و توان خود را مطابق آنها تنظیم و در تمام ساعات روز آن را تقسیط (قسط بندی ) کنیم .
● ترک اولویت گذاری
نداشتن فهرستی از کارها و مشخص نبودن اولویت ها عامل دیگری است که به نابودی فرصت ها می انجامد . کارهای روزانه ما سه حالت دارند :
۱) امور فوری
۲) کارهای متوسط
۳) امور عادی و معمولی
اگر کارها درست اولویت بندی نشود در موضوعات جزئی و بی اهمیت وقت بسیاری را هزینه می کنیم و در نتیجه نمی توانیم به قدر کافی در وظایف عمده و حساس متمرکز شویم . داشتن یک دفترچه کوچک برای فهرست کردن کارها بر اساس اهمیت شان بسیار سودمند است .
● نوع نگرش به زمان
نوع نگرش به زمان ، گویای روش استفاده و بهره گیری از آن است . نگرش به زمان در قالب روز هفته و ماه به سرقت پنهان زمان می انجامد برای جلوگیری از این سرقت باید زمان را در قالب های دقیقه ، ثانیه و لحظه بینیم برنامه ریزی و زمان بندی شده ، یعنی نجات دادن و ذخیره سازی لحظه ها و ثانیه ها .
آثار نگرش دقیق و لحظه ای به زمان
اهداف حرفه ای و شخصی سریع تر و مطمئن تر حاصل می گردند .
وقت ذخیره می شود
وقت کافی برای رسیدن به تمام کارها ، وظایف و فعالیت ها خواهیم داشت .
فشار عصبی روز مره زندگی کاستی می پذیرد و انسان از عادت ها و روش های بهتر و مطمئن تر برخوردار می شود .
راز موفقیت بسیاری از افراد موفق ، استفاده بهینه و کارآمد از لحظات و فرصت های کوچک زندگی است .
ابهام در اهداف و مقاصد
مارک تواین می نویسد : اگر اهداف روشن نباشد ، باید دوچندان زمان صرف نمود و دو چندان تلاش کرد .
مدیریت زمان در بستر اهداف محرک و مشوق فعالیت هایند . برنامه ریزی مبتنی بر هدف روشی بهینه و پاسخ گوتر است .
آن که در برنامه هایش اهدافی آگاهانه و هوشمندانه پی می گیرد ، با استفاده از انضباط و انگیزش شخصی ، بعدی جدید در خویش پدید می آورد که اصطلاحا نیروهای ناخود آگاه خوانده می شود . روشن بودن اهداف با تعیین اولویت ارتباط تنگاتنگ دارند . یعنی اولویت با اهداف روشن و آسان است ابهام در اهداف به تعیین نکردن اولویت و در نتیجه از دست دادن فرصت در کارهای کم اهمیت می انجامد .
دیگر سارقان زمان عبارتند از :
▪ صحبت های کم اهمیت
▪ میهمانان ناخوانده
▪ مطالعه مطالب کم اهمیت و غیر ضروری
▪ روش های غیر صحیح و عادات های نادرست مطالعه
▪ نداشتن انضباط کاری
▪ سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری
▪ دوباره کاری
▪ ناتوانی « نه » گفتن به خواسته های نابجا
▪ نداشتن تمرکز فکر
▪ عادت به امروز و فردا کردن
▪ ترس از شکست
و ...
● راههای ایجاد وقت
زنده کردن وقت مرده ( مثل زمانهایی که در انتظار هستیم ، در اتوبوس ، و ... )
انجام کارها به طور همزمان
تنظیم کردن وقت خواب
کنترل بیشتر روی وقت تفریح
نه گفتن به در خواست های غیر مهم و تقاضاهای نابجا
عقب انداختن کارهای غیر مهم
و ...